Software de Gestão de Escritórios de Advogados

Antes que começar o processo de selecção de software de gestão de processos, é preciso divulgar a todos na empresa sobre o que é, o que faz, e como vai mudar o fluxo de trabalho e as práticas de trabalho. Ou seja, documente o "fluxo" do seu trabalho. Para a maioria das empresas, este exercício, por si só terá um valor significativo a longo prazo. Em muitos casos, os procedimentos relacionados com a gestão, tratamento, encerramento e arquivamento de processos, pode ter sido negligenciado ao longo dos anos. Por isso é necessário agilizar primeiro os procedimentos em papel, antes de  tentar fazê-lo com seu sistema de gestão de processos.

A infraestrautura informática suporta o sistema? Precisa de avaliar os requisitos do sistema na sua empresa.

Nada é mais importante do que o planeamento. Com estes tipos de sistemas não podemos só efectuar a instalação e esperar milagres de produtividade instantânea. Elabore um plano de acção, e construa o cronograma de todo o processo.
   
Quem é o responsável pelo projecto?

Muitas vezes os escritórios de advogados nomeiam a empresa tecnológica associada para esta tarefa. Embora possa parecer a escolha certa, será que esta empresa tem o tempo necessário para dedicar ao projecto?  E se for alguém do escritório, terá a disponibilidade para tal, ou tem conhecimento da aplicação, e da empresa?

Se não tiver um gestor de projecto interno e deixar tudo para a empresa responsável pela implementação, está apenas à procura de problemas. As pessoas que instalam e colocam o sistema em funcionamento não vão viver com o sistema de noite e de dia. É preciso passar algum tempo com advogados e staff para compreender as suas personalidades e hábitos de trabalho e incentivá-los a abraçar esta nova tecnologia.

A empresa tem um administrador do sistema? Ter uma pessoa interna dedicada à gestão do sistema de gestão de processos é fundamental em todas as implementações. Essa pessoa não vai apenas ajudar com a formação, mas ajudará também com a personalização do sistema, e, mais importante, responder às dúvidas emergentes.

Envolva uma secção transversal de pessoas da empresa para que tenha uma representação de uma variedade de perspectivas, como o Administrador, Advogado, estagiário, secretários, e um responsável pela informática.

Foi implementado correctamente? O projecto foi implantado em fases?
É preciso tempo e paciência, uma vez que  esta implementação altera significativamente a forma como os advogados e os agentes forenses lidam com dados e informações.

Dependendo do tamanho da sociedade de advogados, o número de funcionários, bem como o número de escritórios, o ideal é envolver um número reduzido de pessoas numa fase inicial de utilização. Durante esta primeira fase do teste piloto, o grupo pode determinar alguns dos campos de dados podem precisar de ser alterado.
 
Os programas são totalmente integrados e trabalham juntos? Não pode comprar um sistema de gestão de processos e usá-lo por si só, tem que o conseguir integrar com outras aplicações, como processamento de texto, gestão de documentos, calendário e e-mail (Word, Outlook etc)